GrTouristManagers: To Management – Οργάνωση στον τουριστικό κλάδο

Τουριστικό Μάνατζμεντ

Όπως αναφέρει ο Κουρτέσας (2005) το τουριστικό μάνατζμεντ από τη φύση του είναι ανθρωποκεντρικό. Η αποτελεσματικότητα του εξαρτάται από την ικανότητα του μάνατζερ της επιχείρησης τουριστικής εκμετάλλευσης να προγραμματίσει, να οργανώσει, να στελεχώσει, να ελέγξει, να παρακινήσει και να εκπαιδεύσει το ανθρώπινο δυναμικό τουριστικής επιχείρησης.

Η φύση των παρεχομένων τουριστικών υπηρεσιών είναι επίσης ανθρωποκεντρική. Είναι ίσως η πλέον ανθρωποκεντρική υπηρεσία που παρέχεται για το γεγονός ότι εμπεριέχει σε μεγάλο βαθμό τη διαπροσωπική επικοινωνία στην εξυπηρέτηση του πελάτη. Οι τουριστικές υπηρεσίες σε όλες τις κατηγορίες τους ξενοδοχεία, μεταφορά κ.λ.π. – περιέχουν δυναμικά ψυχογραφικά στοιχεία που άπτονται της ανθρώπινης συμπεριφοράς, των αξιών, του πολιτισμού και της ηθικής.

Η λειτουργία της Οργάνωσης στην Τουριστική Επιχείρηση

Η διαδικασία της οργάνωσης είναι ουσιαστικά η ίδια για όλα τα είδη των επιχειρήσεων. Αφού καθοριστούν οι αντικειμενικοί στόχοι και ολοκληρωθούν τα προγράμματα, η διοίκηση πρέπει να αναπτύξει ένα συστηματικό τρόπο συνδυασμού των φυσικών και των ανθρώπινων πόρων που είναι απαραίτητοι για την επίτευξη των στόχων της επιχείρησης. Αυτό ονομάζεται οργανωτική λειτουργία.

Ο προγραμματισμός είναι η πρώτη λειτουργία της διοίκησης και αποτελεί προϋπόθεση για την οργάνωση. Αν δεν υπάρχει πρόγραμμα, δεν είναι δυνατόν να οριστούν αντικειμενικοί στόχοι, και αν δεν υπάρχουν στόχοι, δεν υπάρχει λόγος οργάνωσης. Με άλλα λόγια, αν δεν γνωρίζουμε πού πηγαίνουμε, δε γνωρίζουμε πώς να οργανωθούμε για να φτάσουμε εκεί. Πρέπει να τονίσουμε ότι η οργάνωση είναι μια διεργασία που γίνεται στα πλαίσια του προγραμματισμού, δεν είναι αυτοσκοπός. δηλαδή μια επιχείρηση δεν ξεκινά για να αποκτήσει οργάνωση αλλά για να εξυπηρετήσει ένα σκοπό.

Οι βασικές έννοιες στην οργάνωση είναι η ανάλυση, η αναγνώριση και ο προσδιορισμός των εργασιών που πρέπει να γίνουν για να επιτευχθούν οι αντικειμενικοί στόχοι της επιχείρησης. Αν αυτή η διεργασία γίνει σωστά, θα καταλήξει σε κάποια λογική ομαδοποίηση των εργασιών, η οποία θα αποτελεί μέσο αποτελεσματικής συνεργασίας των ατόμων στην επίτευξη των αντικειμενικών στόχων. Κατά την οργάνωση, πρέπει πρώτα να συμφωνήσουμε σχετικά με την εργασία που θα διεξαχθεί.

Πρόκειται για τη λεγόμενη ενότητα σκοπού. Δεύτερον, πρέπει να αποφασίσουμε για το τι πρέπει να γίνει για την επιτυχία αυτού του σκοπού: ποια καθήκοντα θα εκτελεστούν, ποια άτομα θα τα αναλάβουν και ποια δικαιοδοσία θα πρέπει να έχουν για να ολοκληρώσουν την εργασία. Αυτό ονομάζεται καταμερισμός της εργασίας. Τρίτον, πρέπει να προσδιοριστούν οι κατηγορίες, ο αριθμός και η εμπειρία των ατόμων στα οποία θα ανατεθεί η εκτέλεση της εργασίας. Τέλος, θα πρέπει να αναπτυχθεί ένα πλαίσιο δομής ή οργάνωσης για να εξασφαλιστεί η αποτελεσματική ομαδική εργασία σχετικά με τις διοικητικές σχέσεις – κλίμακα ιεραρχίας και ροή πληροφοριών.

Άρα συμπερασματικά το σύστημα της οργάνωσης περιλαμβάνει:

Τη δημιουργία ιεραρχίας και ομάδων εργασίας
Μηχανισμούς για την κατανομή καθηκόντων
Ρυθμίσεις για το συντονισμό δραστηριοτήτων και για την άσκηση εξουσίας κι ελέγχου
Τη δημιουργία τμημάτων
Τη συγκέντρωση ή την αποκέντρωση δραστηριοτήτων
Τον καθορισμό της έκτασης στην οποία υπάρχει αλληλοκάλυψη ευθυνών
Τη συνάρτηση της οργάνωσης αποτελούν βασικά τα στοιχεία (Κουρτέσας,2005):
Της εργασίας και της φύσης της
Των ανθρώπων
Του εξοπλισμού της επιχείρησης
Της τοποθεσίας εγκατάστασης
Των υλικών

Τα συμπτώματα της ανεπαρκούς οργάνωσης σε μία επιχείρηση μπορούμε να τα διακρίνουμε όταν παρατηρούνται:

Σύγχυση εξουσιών και ορίων διεύθυνσης (δηλαδή δε γνωρίζει ο υφιστάμενος από ποιον προϊστάμενο να πάρει εντολή)
Προστριβές και συγκρούσεις μεταξύ ατόμων ή οργανωτικών μονάδων εξαιτίας της ασάφειας των αρμοδιοτήτων ή της μη αντικειμενικής εκτίμησης των αναγκών κάθε τμήματος.
Κενές θέσεις εργασίας για μεγάλο χρονικό διάστημα.
Υποαπασχόληση ανθρώπων και παραγωγικών μέσων
Ασύμμετρη κατανομή εργασίας
Υπερβολική ανάπτυξη της δύναμης των άτυπων ομάδων
Άκαμπτη γραφειοκρατία (υπεροργάνωση).

Είναι σαφές ότι η απουσία οργανωτικής δομής και γενικότερα οργάνωσης καθιστά αδύνατη τη λειτουργία της τουριστικής επιχείρησης που βασίζεται, κατά κύριο λόγο, στην ομαδική εργασία για επίτευξη στόχων.